它可以方便地满足员工的打印需求，办公室共享打印机是现代办公环境中必不可少的一项设备，提高工作效率。由于使用不当或管理不善，然而，共享打印机也可能成为办公室的烦恼之一。以便提高办公效率和减少问题发生，本文将详细介绍如何正确使用办公室共享打印机。

1.确认共享打印机位置及设置

以便所有员工可以方便地使用、共享打印机应该放置在员工易接触到的地方，在办公室中，并保证供电和网络连接良好。

2.配置打印机驱动程序

并确保与共享打印机的连接稳定、需要在自己的电脑上安装相应的打印机驱动程序，每位员工在首次使用共享打印机时。

3.统一设置打印参数

需要对共享打印机的打印参数进行统一设置、打印质量和双面打印等，墨盒的使用，包括纸张大小、为了保证印刷效果的一致性和节约纸张。

4.合理分配打印权限

避免非必要的打印浪费和滥用，根据员工的工作需要和职责、合理分配打印权限。

5.定期维护和保养

更换耗材和检查打印机状态、包括清理灰尘、办公室共享打印机应定期进行清洁和维护，以确保其正常运行。

6.遵守打印规范

以避免浪费资源和引发纠纷，如避免打印私人文件、员工应遵守相关的打印规范，在使用共享打印机时、减少彩色打印等。

7.及时处理打印问题

以免耽误工作进度，如果遇到共享打印机出现故障或无法正常工作的情况，员工应及时向相关人员报告并寻求帮助。

8.减少打印数量

电子签名等方式替代纸质文件，可以通过电子文档传递，在使用共享打印机时，员工应尽量减少不必要的打印数量。

9.设置打印密码保护

可以设置打印密码保护、为了保护办公室的机密文件和数据、只有掌握密码的人才能打印相关文件。

10.节约纸张和墨盒

员工应避免浪费，合理使用纸张和墨盒是办公室共享打印机的重要管理措施、节约资源。

11.遵循打印顺序

员工应遵循先来先服务的原则、以维护公平性和秩序、在办公室共享打印机中，不得插队或擅自更改打印顺序。

12.及时清理打印任务

避免占用共享打印机资源和给其他员工带来不便，完成打印后，员工应及时清理自己的打印任务。

13.定期检查打印机状态

以确保员工正常使用、并及时补充或更换，办公室管理员应定期检查共享打印机的状态和耗材情况。

14.员工培训和意识提升

提高员工对共享打印机的正确使用意识和技能，从而降低故障发生的概率，定期进行员工培训。

15.不得私自拆卸维修

应及时联系专业人员解决问题、员工不得私自拆卸或进行维修、避免造成更大的损失，如果共享打印机出现故障。

办公室可以有效提高共享打印机的利用率和工作效率，通过合理设置共享打印机的位置，驱动程序和打印参数，减少资源浪费和问题发生，以及优化使用流程和管理措施。员工也应提高对共享打印机的正确使用意识和技能，同时，以保证办公环境的和谐和。